Trong kinh doanh, năng suất làm việc là yếu tố ảnh hưởng to lớn đến hiệu suất của cả một doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng mất tập trung, quản lý thời gian kém, và quy trình phối hợp rời rạc là những rào cản lớn ngăn cản đội ngũ đạt được hiệu suất tối đa.
Bài viết này được xây dựng dựa trên kinh nghiệm chuyên sâu về vận hành và tối ưu hóa quy trình làm việc, nhằm cung cấp cho bạn những nguyên tắc cốt lõi và 15+ cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm, giúp nâng cao năng suất tức thì. Chúng ta sẽ khám phá các chiến lược từ cấp độ cá nhân (kỹ năng, thói quen) đến cấp độ nhóm (quy trình Agile, công cụ SaaS) để đảm bảo đội ngũ của bạn làm việc hiệu quả hơn, thông minh hơn, không chỉ là làm việc chăm chỉ hơn.
1. Nguyên tắc cơ bản để cải thiện năng suất làm việc cá nhân/nhóm
Để đạt được sự cải thiện năng suất bền vững, không thể chỉ dựa vào công cụ mà phải bắt đầu từ việc thiết lập những nguyên tắc làm việc vững chắc. Đây là nền tảng tâm lý và quy trình giúp cả cá nhân và đội nhóm hoạt động đồng bộ và hiệu quả. Năm nguyên tắc sau đây là bàn đạp để ứng dụng cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm hiệu quả hơn:
Sự rõ ràng: Mọi cá nhân và đội nhóm cần xác định mục tiêu theo mô hình SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Liên quan, Có thời hạn). Khi mục tiêu được định nghĩa chính xác, việc phân bổ nguồn lực và kiểm soát tiến độ sẽ hiệu quả hơn. Cần phân định rõ ràng Ai làm gì? Ai chịu trách nhiệm cuối cùng? Điều này loại bỏ tình trạng chồng chéo công việc và sự mơ hồ, giúp mỗi thành viên hiểu rõ đóng góp cụ thể của mình.
Giao tiếp: Giao tiếp không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là việc đảm bảo thông tin được tiếp nhận và phản hồi hiệu quả. Cần thiết lập các kênh giao tiếp mở, minh bạch, đảm bảo truyền tải đúng người, đúng lúc để giảm thiểu sai sót và lãng phí thời gian. Thực hành lắng nghe chủ động là yếu tố then chốt.
Sự tin tưởng: Sự tin tưởng là chất keo kết dính đội nhóm, đặc biệt trong môi trường làm việc từ xa. Xây dựng một môi trường “an toàn tâm lý” là yếu tố then chốt, nơi mọi người cảm thấy an toàn để chia sẻ ý tưởng, thừa nhận sai lầm và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng mà không sợ bị trừng phạt.
Trách nhiệm: Cần thiết lập sự cam kết về trách nhiệm. Trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình phải gắn liền với trách nhiệm chung của cả nhóm về mục tiêu tổng thể. Điều này tạo động lực tự chủ và tinh thần làm chủ công việc, giúp nhóm đạt được kết quả cuối cùng.
Tập trung và ưu tiên: Biết rõ công việc quan trọng nhất đang là gì và tập trung nguồn lực, thời gian vào đó. Nguyên tắc này đòi hỏi cá nhân và đội nhóm phải học cách nói “Không” với những yêu cầu làm xao nhãng và sử dụng các công cụ như Ma trận Eisenhower để ưu tiên nguồn lực một cách chiến lược.
Nguyên tắc cơ bản để cải thiện năng suất làm việc cá nhân/nhóm
2. Các phương pháp kỹ thuật giúp tăng năng suất cá nhân/ nhóm
Hiểu rõ nguyên tắc là bước đầu, nhưng việc áp dụng các phương pháp kỹ thuật đã được chứng minh sẽ giúp bạn hệ thống hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách khoa học. Các kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi đội nhóm bắt đầu làm việc từ xa hoặc chuyển đổi số. Dưới đây là các kỹ thuật quản lý công việc và thời gian tiên tiến được các doanh nghiệp hiện đại tin dùng:
Ma trận Eisenhower (Cá nhân/Quản lý)
Phương pháp này giúp bạn và đội nhóm nhanh chóng phân loại công việc dựa trên mức độ Quan trọng và Khẩn cấp để đưa ra quyết định hành động đúng đắn, tránh lãng phí thời gian vào các nhiệm vụ ít giá trị. Nó giúp người dùng phân loại công việc thành 4 nhóm để đưa ra quyết định hành động:
Quan trọng và khẩn cấp (Làm ngay): Các công việc phải làm trước tiên, thường là khủng hoảng, deadline sắp đến. Ví dụ: Khắc phục lỗi hệ thống cấp bách.
Quan trọng và không khẩn cấp (Lên kế hoạch): Đây là khu vực mang lại giá trị dài hạn (phát triển, chiến lược). Cần ưu tiên thời gian cho chúng. Ví dụ: Lập kế hoạch kinh doanh quý, đào tạo nhân sự.
Không quan trọng và khẩn cấp (Ủy thác): Những việc cần làm ngay nhưng không cần bạn trực tiếp thực hiện. Giao việc cho người phù hợp. Ví dụ: Trả lời email chung, các cuộc họp hành chính.
Không quan trọng và không khẩn cấp (Loại bỏ): Những việc gây xao nhãng và không tạo ra giá trị. Ví dụ: Lướt mạng xã hội, tham gia các cuộc họp không liên quan
Ma trận Eisenhower
Phương pháp Pomodoro
Kỹ thuật này đặc biệt hiệu quả trong việc chống lại sự trì hoãn và duy trì cường độ tập trung cao độ, đặc biệt với các nhiệm vụ cần sự tập trung sâu (Deep Work).
Quy trình: Thiết lập đồng hồ đếm ngược 25 phút làm việc tập trung cao độ, sau đó là 5 phút nghỉ ngơi hoàn toàn. Sau 4 chu kỳ (Pomodoro), hãy nghỉ dài hơn (15–30 phút).
Mẹo tăng năng suất: Trong 25 phút làm việc, hãy tắt mọi thông báo và cam kết chỉ làm đúng một nhiệm vụ đã định. Việc nghỉ ngơi ngắn giúp tái tạo năng lượng tinh thần.
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Agile/Scrum
Đây là khung làm việc ưu tiên sự linh hoạt và giao tiếp liên tục, giúp đội nhóm phân chia dự án lớn thành các phần nhỏ (Sprints) và theo dõi tiến độ trực quan.
Chia dự án thành Sprints: Thiết lập các chu kỳ làm việc ngắn (thường 1-2 tuần) để liên tục cung cấp kết quả và nhận phản hồi.
Họp Stand-up hàng ngày: Buổi họp ngắn 15 phút, mỗi thành viên chỉ trả lời 3 câu hỏi: Hôm qua làm gì? Hôm nay làm gì? Khó khăn/Vướng mắc là gì?
Sử dụng Bảng Kanban: Trực quan hóa công việc thành 3 cột chính: To Do (Cần làm), In Progress (Đang tiến hành), Done (Đã hoàn thành).
Phương pháp Agile/Scrum
Time Blocking
Thay vì chỉ lập danh sách việc cần làm, Time Blocking buộc bạn phải cam kết thời gian thực hiện cụ thể. Điều này giúp kiểm soát lịch trình chặt chẽ hơn và tránh bị phân tán.
Cách thực hiện: Mở lịch (Google Calendar, Outlook…) và “khóa” các khoảng thời gian cụ thể cho từng hoạt động, bao gồm cả họp, làm việc sâu, nghỉ trưa, và thời gian kiểm tra email. Coi những khối thời gian này như các cuộc hẹn không thể thay đổi.
Lợi ích: Đảm bảo thời gian được phân bổ cho các công việc quan trọng (Quadrant 2 của Eisenhower), thay vì chỉ phản ứng với các công việc khẩn cấp.
Phương pháp Time Blocking
OKRs (Objectives and Key Results)
OKRs là một khung thiết lập mục tiêu mạnh mẽ, giúp liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức, tạo động lực và sự minh bạch về kết quả cần đạt.
Thiết lập Objectives (Mục tiêu) bạn muốn đạt được (tham vọng, định tính). Sau đó đặt ra Key Results (Kết quả then chốt) để đo lường việc đạt được mục tiêu.
Mẹo tăng năng suất: Thiết lập OKRs công khai cho toàn bộ đội nhóm để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ các ưu tiên chiến lược.
OKRs (Objectives and Key Results)
3. 15 Cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm
Sau khi đã nắm vững các nguyên tắc và kỹ thuật, đây là 15 cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm cụ thể và thực tiễn bạn có thể áp dụng ngay để tạo ra sự khác biệt rõ rệt. Các chiến lược này tập trung vào việc tối ưu hóa thói quen cá nhân, cải thiện quy trình phối hợp nhóm và tận dụng công nghệ để làm việc thông minh hơn.
3.1. Đối với cá nhân
Việc tăng năng suất cá nhân bắt đầu từ sự tự kỷ luật và tối ưu hóa môi trường làm việc. Tập trung vào những thói quen dưới đây sẽ giúp bạn quản lý năng lượng và thời gian hiệu quả hơn:
Lập kế hoạch “3 việc quan trọng” mỗi ngày: Bắt đầu ngày làm việc bằng cách xác định tối đa 3 nhiệm vụ mang lại tác động lớn nhất. Hoàn thành chúng trước khi chuyển sang các công việc khác.
Dành thời gian cho “Deep Work” (Làm việc sâu) không gián đoạn: “Khóa” một khoảng thời gian cố định (ví dụ: 90 phút) để tập trung cao độ vào các nhiệm vụ phức tạp, loại bỏ hoàn toàn các yếu tố gây xao nhãng.
Tắt thông báo không cần thiết: Ứng dụng tin nhắn, email, mạng xã hội là “kẻ hủy diệt” sự tập trung. Chỉ kiểm tra chúng vào các khung giờ cố định.
Học cách nói “Không”: Từ chối một cách lịch sự nhưng kiên quyết với những yêu cầu không phù hợp với ưu tiên hoặc mục tiêu công việc hiện tại.
Tự động hóa hoặc Ủy thác công việc lặp lại: Sử dụng các công cụ như CloudWORK để tự động hóa các tác vụ hành chính, hoặc ủy thác các việc không thuộc điểm mạnh của mình cho người khác.
Dọn dẹp không gian làm việc (vật lý và kỹ thuật số): Bàn làm việc gọn gàng và hộp thư điện tử/folder có tổ chức giúp giảm căng thẳng và dễ dàng tìm kiếm thông tin.
Review cuối ngày: Dành 5 phút cuối ngày để đánh giá: Hôm nay đã làm được gì? Ngày mai cần ưu tiên gì? Cần cải thiện gì trong quy trình?
Chăm sóc bản thân: Năng suất cao nhất đến từ một trí óc minh mẫn và cơ thể khỏe mạnh. Vì thế mỗi cá nhân cần có sự đầu tư cho bản thân bằng cách ngủ đủ, uống đủ nước, tập thể dục…
Cách tăng năng suất làm việc cá nhân hiệu quả và thực tế
3.2. Đối với đội nhóm
Hiệu suất của đội nhóm là tổng hòa của các cá nhân, được nhân lên nhờ quy trình và sự phối hợp. Các cách sau đây giúp tối ưu hóa sự cộng tác:
Xác định mục tiêu chung rõ ràng (SMART): Đảm bảo mọi thành viên hiểu rõ mục tiêu cuối cùng và tác động của nó đối với tổ chức.
Phân chia vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Sử dụng mô hình như RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) để loại bỏ sự nhầm lẫn về quyền hạn và trách nhiệm.
Sử dụng công cụ quản lý dự án chung: Ứng dụng các nền tảng SaaS như CloudWORK để quản lý nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, và chia sẻ tài liệu tập trung. Điều này thay thế cho việc giao tiếp qua email hỗn loạn.
Thống nhất cách thức làm việc: Xây dựng các quy tắc chung về thời gian phản hồi, kênh giao tiếp ưu tiên, và tiêu chuẩn chất lượng đầu ra.
Leader làm gương và trao quyền: Quản lý cần thể hiện sự cam kết, tin tưởng và trao quyền cho thành viên nhóm để họ tự chủ trong việc hoàn thành công việc.
Giải quyết xung đột kịp thời và điều chỉnh linh hoạt: Đừng để mâu thuẫn âm ỉ. Sử dụng người điều phối trung lập và tập trung vào giải quyết vấn đề quy trình thay vì đổ lỗi cá nhân.
Ghi nhận thành tích và tạo động lực cho nhóm: Kịp thời công nhận những đóng góp, dù nhỏ, để xây dựng văn hóa làm việc tích cực.
Cách tăng năng suất làm việc nhóm được ứng dụng nhiều trong doanh nghiệp
4. Một số điều cần lưu ý để tránh xung đột giữa cá nhân và nhóm khi làm việc
Xung đột giữa mục tiêu cá nhân và lợi ích chung của nhóm là điều không thể tránh khỏi. Việc quản lý xung đột không phải là loại bỏ nó, mà là học cách biến nó thành động lực cải tiến. Để ứng dụng các cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm hiệu quả mà không bị ảnh hưởng bởi mâu thuẫn nội bộ, đội nhóm cần chú trọng những điểm sau:
Hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của bản thân: Khi ranh giới công việc bị mờ, xung đột trách nhiệm sẽ phát sinh. Cần liên tục rà soát và làm rõ vai trò.
Giao tiếp rõ ràng và tôn trọng lẫn nhau: Tránh giả định. Mọi vấn đề, kể cả những bất đồng ý kiến, cần được trình bày thẳng thắn, sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và tôn trọng.
Ưu tiên lợi ích chung: Khi đưa ra quyết định, luôn đặt câu hỏi: Việc này có phục vụ mục tiêu chung của đội nhóm và công ty không?
Thỏa thuận và thống nhất các nguyên tắc làm việc: Các nguyên tắc về giao tiếp, thời gian phản hồi, và quy trình xử lý công việc cần được thống nhất từ đầu.
Sẵn sàng thỏa hiệp: Đôi khi, để đạt được mục tiêu chung, cá nhân phải linh hoạt điều chỉnh cách làm việc hoặc lùi lại một bước.
Những điều cần lưu ý để tránh xung đột giữa cá nhân và nhóm khi làm việc
5. Gợi ý một số cách giúp giải quyết vấn đề khi làm việc cá nhân/ nhóm
Khi gặp bế tắc hoặc xảy ra mâu thuẫn, việc áp dụng các kỹ thuật giải quyết vấn đề có hệ thống sẽ giúp đội nhóm nhanh chóng tìm ra giải pháp gốc rễ và tiến về phía trước. Các phương pháp sau đây được thiết kế để khuyến khích tư duy phản biện và hợp tác:
Phương pháp 5 Whys (5 Tại sao): Liên tục hỏi “Tại sao?” (5 lần) khi đối diện với một vấn đề để tìm ra nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ giải quyết triệu chứng bề mặt. Ví dụ: Tại sao dự án chậm? -> Vì thiếu tài nguyên. -> Tại sao thiếu tài nguyên? -> Vì kế hoạch sai…
Brainstorming (Động não): Đây là một quy trình gồm có hai giai đoạn là Tập hợp ý tưởng) và Nhóm, đánh giá.
Kỹ thuật “Tôi cảm thấy…”: Trong trường hợp xung đột, diễn đạt cảm xúc cá nhân về vấn đề thay vì đổ lỗi người khác. (Ví dụ: “Tôi cảm thấy việc chậm trễ này làm ảnh hưởng đến tiến độ của tôi” thay vì “Bạn lúc nào cũng chậm trễ”).
Tìm giải pháp Win-Win: Tập trung vào lợi ích chung và nhu cầu của các bên liên quan để tìm ra giải pháp mà tất cả đều cảm thấy được tôn trọng và đạt được mục tiêu.
Một số cách giúp giải quyết vấn đề khi làm việc cá nhân/ nhóm
Việc tăng năng suất làm việc không phải là một đích đến mà là một hành trình cải tiến liên tục. Bằng cách áp dụng những nguyên tắc cơ bản (Rõ ràng, Giao tiếp, Tin tưởng), các phương pháp kỹ thuật (Eisenhower, Agile, OKRs) và những cách tăng năng suất làm việc cá nhân/nhóm được trình bày trong bài viết, doanh nghiệp của bạn sẽ xây dựng được một đội ngũ làm việc tự chủ, linh hoạt và đạt hiệu suất cao nhất. Đặc biệt, việc ứng dụng các công cụ quản lý dự án và giao tiếp tập trung là chìa khóa để hiện thực hóa những chiến lược này trong kỷ nguyên số.
CloudWORK – Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn
