Bạn có đang cảm thấy quá tải khi phải liên tục chuyển đổi giữa email, Zalo và các file Excel rời rạc để theo dõi tiến độ công việc? Tình trạng thông tin phân mảnh, nhiệm vụ chồng chéo và khó phối hợp không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn dễ dẫn đến chậm trễ, sai sót trong dự án. Để khắc phục, phần mềm quản lý công việc và phần mềm quản lý task đã trở thành công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, tập trung giao tiếp và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Tuy nhiên, thị trường hiện nay có vô số lựa chọn với tính năng, giao diện và chi phí khác nhau, khiến việc chọn giải pháp phù hợp không hề đơn giản. Bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan để đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình.
Phần mềm quản lý công việc hay còn gọi là phần mềm quản lý task, là một công cụ kỹ thuật số được thiết kế để chuẩn hóa và số hóa toàn bộ quy trình quản lý, phân công và theo dõi công việc cho cá nhân, đội nhóm hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Về cơ bản, nó giúp người dùng lập kế hoạch chi tiết, phân chia và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, đồng thời kiểm soát tiến độ thực hiện một cách trực quan và hiệu quả. Các phần mềm này thường tích hợp những tính năng cốt lõi như tạo và giao việc, phân quyền chi tiết, thiết lập thời hạn, nhắc nhở tự động, theo dõi trạng thái công việc (ví dụ: chưa bắt đầu, đang thực hiện, đã hoàn thành) và tự động tạo các báo cáo tiến độ.
Bằng cách tập trung mọi thông tin, trao đổi và tài liệu liên quan đến công việc trên một nền tảng duy nhất, phần mềm hỗ trợ sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên, nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc nhóm. Đối với cấp quản lý, công cụ này cung cấp một cái nhìn tổng thể để dễ dàng giám sát, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch kịp thời, thay thế hoàn toàn các phương pháp truyền thống thiếu khoa học như email hay giấy tờ, mang lại sự tiện lợi và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc hiện đại.
Phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ toàn bộ quá trình làm việc của người dùng
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Để hiểu rõ hơn về cách công cụ này có thể thay đổi những gì trong quy trình làm việc của bạn và đội ngũ, hãy cùng khám phá chi tiết những lợi ích cốt lõi khi sử dụng phần mềm quản lý công việc ngay sau đây.
Tập trung hóa thông tin: Toàn bộ nhiệm vụ, tài liệu, và các trao đổi liên quan được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, giúp tránh tình trạng phân tán thông tin, thất lạc dữ liệu hoặc bỏ sót công việc quan trọng.
Nâng cao năng suất cá nhân: Giúp nhân viên tự lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình. Các tính năng nhắc nhở tự động về deadline giúp họ luôn nắm bắt được các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Quản lý và giám sát hiệu quả: Cung cấp các dashboard trực quan (biểu đồ Gantt, bảng Kanban, danh sách) và hệ thống báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ tổng thể của dự án và hiệu suất của từng nhân viên.
Phân bổ nguồn lực tối ưu: Dựa trên báo cáo về khối lượng công việc của từng thành viên, nhà quản lý có thể phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh tình trạng quá tải hoặc không có việc làm, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhắc nhở, báo cáo. Dữ liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực, giảm thiểu thời gian cho các cuộc họp không cần thiết và chi phí vận hành.
Bảo mật và linh hoạt: Dữ liệu được bảo mật an toàn với cơ chế phân quyền chi tiết. Nhiều phần mềm còn có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng và đặc thù của từng tổ chức.
Với 6 lợi ích cơ bản nên ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến phần mềm này
Tiêu chí chọn phần mềm quản lý công việc
Để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất với tính chất và quy mô công việc, doanh nghiệp cần dựa trên một số tiêu chí quan trọng như sau:
Tính năng cốt lõi: Đảm bảo phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng thiết yếu như:
Giao diện (UI/UX): Ưu tiên các phần mềm có giao diện thân thiện, trực quan và logic. Điều này giúp nhân viên dễ dàng làm quen, giảm chi phí đào tạo và tăng tỷ lệ sử dụng trong nội bộ.
Khả năng tích hợp: Lựa chọn công cụ có thể kết nối mượt mà với các phần mềm bạn đang sử dụng (ví dụ: CRM, Email, Google Drive, Zalo) để tạo nên một hệ sinh thái làm việc đồng bộ.
Bảo mật và Tốc độ: Phần mềm phải có cơ chế bảo mật dữ liệu mạnh mẽ và đảm bảo tốc độ xử lý nhanh, vận hành ổn định để không làm gián đoạn công việc.
Chi phí và Hỗ trợ: Xem xét chi phí có phù hợp với ngân sách không, đồng thời đánh giá chất lượng dịch vụ hỗ trợ khách hàng (hỗ trợ nhanh chóng, có tài liệu hướng dẫn, v.v.).
Khả năng tùy biến và mở rộng: Công cụ cần đủ linh hoạt để có thể tùy chỉnh theo quy trình riêng của doanh nghiệp và dễ dàng mở rộng khi quy mô công ty phát triển.
Trước khi chọn công cụ quản lý task cần nắm các tiêu chí quan trọng
Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
Dựa trên các tiêu chí đã nêu, CloudGO đã tổng hợp và phân tích danh sách 20 phần mềm quản lý task công việc được đánh giá cao về tính năng, độ tin cậy và sự phổ biến. Danh sách này bao gồm cả các giải pháp của Việt Nam và quốc tế, phù hợp với nhiều quy mô và loại hình doanh nghiệp khác nhau.
CloudWORK
CloudWORK là giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ CloudGO Việt Nam, một đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Ra mắt với mục tiêu giải quyết các bài toán quản trị công việc phức tạp, CloudWORK mang lại một nền tảng “All-in-one”, giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, tự động hóa tác vụ và nâng cao hiệu suất cộng tác.
Điểm mạnh của CloudWORK nằm ở sự thấu hiểu sâu sắc các vấn đề của doanh nghiệp Việt, từ đó xây dựng các tính năng thiết thực và dễ ứng dụng.
Tính năng nổi bật:
Quản lý công việc và dự án đa dạng: Hỗ trợ quản lý theo dự án, phòng ban, quy trình với nhiều dạng hiển thị (Kanban, Gantt chart, Lịch, Danh sách).
Giao việc thông minh: Dễ dàng tạo việc, giao cho một hoặc nhiều người, thiết lập deadline, công việc con, và các trường tùy chỉnh.
Tự động hóa quy trình: Cho phép thiết lập các quy trình làm việc tự động (automation), tự động giao việc, chuyển trạng thái, gửi thông báo khi có điều kiện xảy ra.
Theo dõi thời gian (Timesheet): Ghi nhận chính xác thời gian làm việc trên từng tác vụ, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất và tính toán chi phí dự án.
Hệ thống báo cáo trực quan: Cung cấp dashboard và hệ thống báo cáo động, đa chiều, giúp lãnh đạo nắm bắt tức thì tình hình sức khỏe của dự án và hiệu suất nhân viên.
Tích hợp hệ sinh thái CloudGO: Kết nối liền mạch với các giải pháp khác như CloudOffice (Quản lý văn phòng số) và CloudCRM (Quản lý quan hệ khách hàng) để tạo thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp hợp nhất.
Phù hợp với: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đến các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các tổ chức cần một giải pháp quản lý công việc chuyên sâu, có khả năng tùy biến và tích hợp cao.
Chi phí: CloudWORK cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt theo số lượng người dùng. Bạn có thể tham khảo bảng giá chi tiết và nhận tư vấn tại đây.
CloudWORK là giải pháp quản lý công việc được đánh giá cao hiện nay
Base Wework
Base Wework là một trong những phần mềm quản lý công việc nổi bật trong hệ sinh thái của Base.vn, một công ty công nghệ chuyên cung cấp các giải pháp SaaS cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm này tập trung vào việc số hóa quy trình làm việc, giúp các đội nhóm cộng tác và theo dõi công việc một cách minh bạch.
Tính năng chính: Base Wework cho phép quản lý công việc theo dự án, phòng ban. Người dùng có thể giao việc, theo dõi tiến độ qua các trạng thái tùy chỉnh, và quản lý công việc dưới dạng danh sách hoặc bảng Kanban. Nền tảng này cũng có tính năng quản lý công việc định kỳ và tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Base Platform.
Ưu điểm: Giao diện được thiết kế khá thân thiện, tập trung vào thị trường Việt Nam. Khả năng liên kết mạnh mẽ với các sản phẩm khác của Base như Base Request, Base Meeting… tạo ra một luồng công việc liền mạch.
Nhược điểm: Để phát huy tối đa sức mạnh, doanh nghiệp thường phải đầu tư vào cả hệ sinh thái Base, điều này có thể làm tăng chi phí. Một số tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt hay tự động hóa còn hạn chế so với các đối thủ quốc tế.
Chi phí: Base Wework hoạt động theo mô hình trả phí theo gói, tùy thuộc vào số lượng người dùng và các tính năng lựa chọn. Nền tảng này không cung cấp gói miễn phí.
Phần mềm Base Wework
Misa Amis
Misa Amis Công việc là một phân hệ trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA. Đây là một lựa chọn mạnh mẽ cho các doanh nghiệp đã và đang sử dụng các sản phẩm khác của MISA như kế toán, nhân sự.
Tính năng chính: Cung cấp đầy đủ các công cụ từ việc lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ, kiểm soát tiến độ theo nhiều góc nhìn (danh sách, Kanban, Gantt). Phần mềm cũng cho phép đo lường hiệu suất nhân viên và tự động tổng hợp báo cáo.
Ưu điểm: Tích hợp sâu với bộ giải pháp quản trị của MISA, tạo sự đồng bộ dữ liệu cao. Được phát triển bởi một thương hiệu uy tín, có đội ngũ hỗ trợ khách hàng lớn mạnh tại Việt Nam.
Nhược điểm: Giao diện có thể hơi phức tạp với người mới bắt đầu do có quá nhiều tính năng. Chi phí có thể cao nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu quản lý công việc đơn thuần mà không sử dụng các phân hệ khác.
Phần mềm Misa Amis
Microsoft Teams
Microsoft Teams không chỉ là một ứng dụng họp trực tuyến và chat nhóm, mà còn là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, đặc biệt khi được tích hợp với Microsoft Planner và To Do.
Tính năng chính: Tạo các “kênh” cho từng dự án hoặc phòng ban, nơi các thành viên có thể trao đổi, chia sẻ tệp và quản lý công việc chung. Các nhiệm vụ được tạo trong Planner có thể được hiển thị dưới dạng bảng Kanban, dễ dàng giao việc và cập nhật trạng thái.
Ưu điểm: Tích hợp hoàn hảo với hệ sinh thái Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive). Nếu doanh nghiệp của bạn đã trả phí cho Microsoft 365 thì việc sử dụng Teams là hoàn toàn miễn phí.
Nhược điểm: Các tính năng quản lý công việc không chuyên sâu bằng các phần mềm chuyên dụng. Giao diện có thể trở nên lộn xộn nếu không được tổ chức tốt.
Phần mềm Microsoft Teams
Trello
Trello là một trong những phần mềm quản lý công việc nổi tiếng nhất thế giới, được biết đến với sự đơn giản và giao diện kéo-thả dựa trên phương pháp Kanban.
Tính năng chính: Người dùng tạo các “Bảng” (Boards) cho mỗi dự án, trong đó có các “Danh sách” (Lists) đại diện cho các giai đoạn công việc (ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã xong). Các “Thẻ” (Cards) là các nhiệm vụ cụ thể, có thể được di chuyển qua lại giữa các danh sách.
Ưu điểm: Cực kỳ đơn giản, trực quan và dễ sử dụng. Gói miễn phí rất hào phóng, phù hợp cho cá nhân và các nhóm nhỏ.
Nhược điểm: Thiếu các tính năng báo cáo nâng cao và biểu đồ Gantt ở gói miễn phí. Có thể trở nên quá tải khi quản lý các dự án phức tạp với nhiều nhiệm vụ phụ thuộc.
Phần mềm Trello
Monday.com
Monday.com tự định vị mình là một “Hệ điều hành Công việc” (Work OS), cung cấp một nền tảng linh hoạt và có khả năng tùy biến cao để quản lý mọi thứ từ dự án, quy trình đến công việc hàng ngày.
Tính năng chính: Giao diện dạng bảng tính siêu linh hoạt, nhiều dạng xem (Kanban, Gantt, Lịch, Biểu đồ), khả năng tự động hóa mạnh mẽ và tích hợp với hàng trăm ứng dụng của bên thứ ba.
Ưu điểm: Giao diện đẹp mắt, nhiều màu sắc, tạo cảm hứng làm việc. Khả năng tùy biến gần như vô hạn, phù hợp với nhiều loại hình công việc khác nhau.
Nhược điểm: Chi phí khá cao, đặc biệt với các đội nhóm lớn. Có thể hơi phức tạp để thiết lập ban đầu do có quá nhiều tùy chọn.
Phần mềm Monday.com
Todoist
Todoist là một ứng dụng quản lý công việc cá nhân và nhóm nhỏ, tập trung vào sự tối giản và hiệu quả.
Tính năng chính: Giao diện danh sách (to-do list) gọn gàng, khả năng nhận dạng ngôn ngữ tự nhiên khi tạo việc (ví dụ: “Nộp báo cáo vào thứ Sáu tuần sau”), thiết lập ưu tiên, và theo dõi năng suất qua Karma points.
Ưu điểm: Tốc độ nhanh, đa nền tảng (web, mobile, desktop), dễ sử dụng. Rất mạnh cho việc quản lý tác vụ cá nhân.
Nhược điểm: Không phải là lựa chọn tốt nhất cho quản lý dự án phức tạp theo nhóm do thiếu các tính năng như biểu đồ Gantt hay quản lý nguồn lực.
Phần mềm Todoist
Notion
Notion không chỉ là một phần mềm quản lý công việc mà là một không gian làm việc “tất cả trong một”, kết hợp ghi chú, cơ sở dữ liệu, wiki, và quản lý dự án.
Tính năng chính: Cung cấp các “khối” (blocks) có thể tùy biến để xây dựng mọi thứ từ một danh sách công việc đơn giản đến một hệ thống quản lý dự án phức tạp với các bảng dữ liệu liên kết với nhau.
Ưu điểm: Linh hoạt tối đa, cho phép người dùng xây dựng công cụ quản lý của riêng mình. Gói miễn phí mạnh mẽ cho người dùng cá nhân.
Nhược điểm: Cần thời gian để học và làm quen. Việc thiết lập ban đầu có thể khá phức tạp. Hiệu suất có thể giảm khi các cơ sở dữ liệu trở nên quá lớn.
Phần mềm Notion
ClickUp
ClickUp tự quảng cáo là “một ứng dụng thay thế tất cả”, cung cấp một bộ tính năng cực kỳ phong phú trong một nền tảng duy nhất.
Tính năng chính: Bao gồm quản lý tác vụ, tài liệu, chat, mục tiêu, bảng trắng, và nhiều hơn nữa. Hỗ trợ hơn 15 dạng xem công việc khác nhau.
Ưu điểm: Gói miễn phí rất hào phóng với đầy đủ tính năng cho người dùng cá nhân. Bộ công cụ toàn diện, có thể thay thế nhiều ứng dụng khác.
Nhược điểm: Số lượng tính năng khổng lồ có thể gây choáng ngợp cho người dùng mới. Giao diện đôi khi có thể hơi chậm.
Phần mềm ClickUp
Hitask
Hitask là một giải pháp quản lý công việc và dự án đơn giản, tập trung vào việc giao việc và theo dõi tiến độ một cách nhanh chóng.
Tính năng chính: Cung cấp một dashboard trung tâm hiển thị tất cả công việc, dự án, và lịch làm việc. Hỗ trợ giao việc, theo dõi thời gian, chia sẻ tệp và báo cáo đơn giản.
Ưu điểm: Giao diện gọn gàng, dễ nắm bắt. Phù hợp cho các đội nhóm nhỏ không cần các tính năng quản lý quá phức tạp.
Nhược điểm: Thiết kế giao diện trông hơi cũ. Ít khả năng tùy chỉnh so với các đối thủ hiện đại.
Phần mềm Hitask
Izwork
Izwork là một phần mềm quản lý công việc của Việt Nam, hướng tới việc giúp các doanh nghiệp SME quản lý công việc, dự án và tương tác nội bộ.
Tính năng chính: Tập trung vào các tính năng như giao việc, quản lý theo dự án, chấm công online, quản lý lịch biểu và truyền thông nội bộ qua mạng xã hội doanh nghiệp.
Ưu điểm: Được phát triển cho thị trường Việt Nam, có các tính năng phù hợp với văn hóa quản lý địa phương. Chi phí cạnh tranh.
Nhược điểm: Giao diện và trải nghiệm người dùng chưa thực sự mượt mà như các giải pháp hàng đầu. Cộng đồng người dùng và hệ sinh thái tích hợp còn hạn chế.
Phần mềm Izwork
Any.do
Any.do bắt đầu là một ứng dụng to-do list cá nhân và đã phát triển để hỗ trợ cả làm việc nhóm.
Tính năng chính: Quản lý danh sách công việc cá nhân và chia sẻ cho nhóm. Tích hợp lịch, nhắc nhở thông minh. Có một tính năng độc đáo là “Any.do Moment” giúp bạn lên kế hoạch cho ngày làm việc.
Ưu điểm: Thiết kế đẹp, tối giản. Hoạt động tốt trên thiết bị di động.
Nhược điểm: Tính năng quản lý dự án cho nhóm còn khá cơ bản, không phù hợp cho các dự án lớn.
Phần mềm Any.do
Evernote
Dù được biết đến chủ yếu là một ứng dụng ghi chú, Evernote cũng có các tính năng quản lý công việc hiệu quả, đặc biệt là Evernote Tasks.
Tính năng chính: Cho phép tạo các tác vụ ngay trong ghi chú, đặt ngày hết hạn và mức độ ưu tiên. Rất hữu ích cho việc quản lý công việc gắn liền với tài liệu và thông tin tham khảo.
Ưu điểm: Kết hợp mạnh mẽ giữa quản lý thông tin và quản lý tác vụ. Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ.
Nhược điểm: Không phải là một công cụ quản lý dự án chuyên dụng. Các tính năng cộng tác và báo cáo còn hạn chế.
Phần mềm Evernote
Jira
Jira, được phát triển bởi Atlassian, là tiêu chuẩn vàng trong ngành phát triển phần mềm cho việc quản lý dự án theo phương pháp Agile.
Tính năng chính: Hỗ trợ mạnh mẽ cho Scrum và Kanban, quản lý lỗi (bug tracking), lập kế hoạch sprint, và tạo các báo cáo Agile chi tiết (burndown chart, velocity…).
Ưu điểm: Cực kỳ mạnh mẽ và linh hoạt cho các đội phát triển phần mềm và IT. Khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc (workflow) rất cao.
Nhược điểm: Rất phức tạp để thiết lập và sử dụng cho các nhóm không làm về kỹ thuật. Thuật ngữ chuyên ngành có thể gây khó khăn cho người dùng mới.
Phần mềm Jira
DragApp
DragApp biến hộp thư đến Gmail của bạn thành một không gian làm việc cộng tác theo kiểu bảng Kanban.
Tính năng chính: Chuyển đổi email thành các thẻ công việc và kéo-thả chúng qua các cột tùy chỉnh ngay trong giao diện Gmail. Hỗ trợ chia sẻ hộp thư đến, ghi chú, và danh sách công việc.
Ưu điểm: Rất tiện lợi cho các nhóm làm việc chủ yếu qua email (ví dụ: sales, hỗ trợ khách hàng). Không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào Gmail. Không phù hợp nếu công việc của bạn không xoay quanh email.
Phần mềm DragApp
Asana
Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc và dự án hàng đầu thế giới, được sử dụng bởi hàng triệu người dùng.
Tính năng chính: Quản lý công việc đa dạng với các dạng xem List, Board, Timeline (Gantt chart), và Calendar. Tính năng Portfolios giúp quản lý nhiều dự án cùng lúc. Khả năng tự động hóa quy trình mạnh mẽ.
Ưu điểm: Giao diện trực quan, linh hoạt và mạnh mẽ. Hệ sinh thái tích hợp lớn. Rất phù hợp cho việc quản lý các dự án phức tạp với sự phụ thuộc giữa các công việc.
Nhược điểm: Chi phí có thể cao cho các gói trả phí. Một số người dùng mới có thể cảm thấy hơi choáng ngợp với số lượng tính năng.
Phần mềm Asana
MeisterTask
MeisterTask là một công cụ quản lý tác vụ trực quan, sử dụng phương pháp Kanban và có sự liên kết chặt chẽ với công cụ tạo sơ đồ tư duy MindMeister.
Tính năng chính: Bảng Kanban đơn giản, tùy biến. Có tính năng “Timeline” giống biểu đồ Gantt. Cho phép tự động hóa các bước lặp đi lặp lại trong quy trình.
Ưu điểm: Giao diện đẹp, dễ sử dụng. Tích hợp độc đáo với sơ đồ tư duy, giúp chuyển từ giai đoạn lên ý tưởng sang thực thi một cách liền mạch.
Nhược điểm: Ít tính năng báo cáo chi tiết so với các đối thủ lớn hơn.
Phần mềm MeisterTask
Bitrix24
Bitrix24 là một nền tảng hợp nhất cung cấp một bộ công cụ khổng lồ cho doanh nghiệp, từ CRM, website builder đến quản lý công việc và truyền thông nội bộ.
Tính năng chính: Quản lý công việc và dự án với biểu đồ Gantt, Kanban. Tích hợp CRM, tổng đài ảo, chat nội bộ, và nhiều công cụ khác.
Ưu điểm: Giải pháp “tất cả trong một” thực sự. Có gói miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn (nhưng giới hạn tính năng và dung lượng).
Nhược điểm: Giao diện phức tạp và hơi rối. Tốn nhiều thời gian để cấu hình và triển khai.
Phần mềm Bitrix24
Taskque
Taskque là một phần mềm quản lý công việc thông minh, tập trung vào việc tự động giao việc dựa trên khối lượng công việc hiện tại của nhân viên.
Tính năng chính: Sử dụng một hàng đợi công việc chung (queue), và khi một nhân viên hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự động gán nhiệm vụ tiếp theo cho họ.
Ưu điểm: Giúp tối ưu hóa và cân bằng khối lượng công việc cho cả nhóm. Giao diện đơn giản, tập trung vào năng suất.
Nhược điểm: Mô hình này có thể không phù hợp với các dự án đòi hỏi sự sáng tạo hoặc các vai trò chuyên môn cao, nơi công việc không thể được gán một cách tự động.
Wrike
Wrike là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, được thiết kế cho các đội nhóm lớn và doanh nghiệp, đặc biệt là các đội marketing và sáng tạo.
Tính năng chính: Bảng điều khiển tùy biến, biểu đồ Gantt tương tác, quản lý nguồn lực, và các công cụ校đối với tài liệu và hình ảnh. Cho phép tạo các quy trình công việc tùy chỉnh.
Ưu điểm: Rất mạnh mẽ trong việc quản lý các dự án phức tạp và theo dõi hiệu suất. Khả năng báo cáo chi tiết.
Nhược điểm: Chi phí cao. Giao diện có thể khá dày đặc thông tin và phức tạp với người dùng mới.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Đầu tư vào một phần mềm quản lý công việc là bước đầu tiên, nhưng để công cụ đó thật sự phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần có một chiến lược triển khai và sử dụng bài bản. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn không nên bỏ qua.
Xác định rõ nhu cầu sử dụng: Trước khi quyết định, hãy trả lời câu hỏi: Bạn cần quản lý công việc cá nhân, nhóm nhỏ, hay cả phòng ban/doanh nghiệp? Nhu cầu của bạn là quản lý dự án phức tạp hay chỉ là các tác vụ hàng ngày? Việc này giúp chọn phần mềm có tính năng, quy mô và ngân sách phù hợp nhất.
Lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình làm việc: Một đội phát triển phần mềm sẽ cần công cụ mạnh về Agile như Jira, trong khi một đội marketing có thể ưa chuộng nền tảng trực quan như Asana hay Monday.com. Đừng chạy theo xu hướng, hãy chọn công cụ phục vụ tốt nhất cho quy trình của bạn.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên sử dụng: Phần mềm dù tốt đến đâu nhưng không được nhân viên sử dụng đúng cách cũng sẽ phản tác dụng. Hãy tổ chức các buổi đào tạo, xây dựng tài liệu hướng dẫn đơn giản và có người phụ trách giải đáp thắc mắc trong giai đoạn đầu.
Phân quyền rõ ràng trong hệ thống: Tận dụng triệt để tính năng phân quyền để đảm bảo bảo mật thông tin. Không phải ai cũng cần thấy mọi thứ. Việc phân quyền đúng vai trò giúp giao diện của mỗi người dùng gọn gàng hơn và tránh làm lộ các dữ liệu kinh doanh quan trọng.
Đừng lạm dụng quá nhiều công cụ: Sử dụng đồng thời Trello để lên ý tưởng, Zalo để giao việc, Gmail để gửi tài liệu và Google Calendar để nhắc deadline sẽ gây ra sự hỗn loạn và phân mảnh thông tin. Hãy ưu tiên chọn một nền tảng “tất cả trong một” hoặc có khả năng tích hợp mạnh mẽ để mọi thứ tập trung tại một nơi.
Thiết lập quy trình sử dụng rõ ràng: Cần có quy ước chung cho cả nhóm: Ai là người tạo việc? Thông tin trong một tác vụ cần có những gì? Quy trình phê duyệt ra sao? Khi nào một công việc được xem là “Hoàn thành”? Một quy trình rõ ràng sẽ giúp mọi người thống nhất cách sử dụng phần mềm, tránh nhầm lẫn.
Theo dõi, đánh giá và cải tiến liên tục: Sau một thời gian sử dụng, hãy thu thập phản hồi từ nhân viên và đánh giá hiệu quả của phần mềm. Công cụ có thật sự phù hợp? Có tính năng nào thừa hoặc thiếu không? Đừng ngần ngại điều chỉnh quy trình hoặc thậm chí thay đổi công cụ nếu cần thiết.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Câu hỏi thường gặp
Các phần mềm này có hỗ trợ làm việc nhóm và phân quyền không?
Hầu hết các phần mềm quản lý công việc hiện nay đều xem tính năng làm việc nhóm và phân quyền là yếu tố cốt lõi. Chúng cho phép bạn mời thành viên vào các dự án, phân chia nhiệm vụ cụ thể và thiết lập quyền truy cập (xem, sửa, quản lý) theo từng vai trò, giúp việc quản lý trở nên hiệu quả và bảo mật hơn.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc có giúp tăng hiệu suất nhân viên không?
Sử dụng phần mềm quản lý công việc có thể giúp tăng hiệu suất nhân viên nhờ khả năng phân công công việc rõ ràng, minh bạch về trách nhiệm và thời hạn, cùng các tính năng nhắc nhở deadline tự động và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Từ đó cũng khiến nhân viên tập trung hơn vào các nhiệm vụ quan trọng, giảm thiểu sự sao nhãng và làm việc hiệu quả hơn.
Phần mềm quản lý công việc có thể thay thế hoàn toàn Excel hay không?
Trong vai trò quản lý công việc và dự án, phần mềm chuyên dụng hoàn toàn có thể và nên thay thế Excel. Nó cung cấp một giao diện trực quan hơn (Kanban, Gantt), các tính năng tự động hóa (nhắc nhở, báo cáo), và khả năng cộng tác theo thời gian thực vượt trội hơn hẳn so với một bảng tính tĩnh, vốn dễ gây ra lỗi và khó cập nhật đồng thời.
Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý công việc không chỉ là một khoản đầu tư vào công nghệ, mà là một khoản đầu tư vào hiệu suất, sự minh bạch và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Hy vọng rằng với danh sách 20 công cụ cùng những phân tích chi tiết trên, bạn đã có được cái nhìn tổng quan để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, được thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp Việt với khả năng tùy biến và tự động hóa mạnh mẽ, CloudWORK chính là một lựa chọn đáng cân nhắc hàng đầu.
Với 6 năm kinh nghiệm ở vị trí Trưởng phòng Marketing tại CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ CLOUDGO, anh Phương Nguyễn thấu hiểu sâu sắc những thách thức trong quản lý công việc của doanh nghiệp.
Bằng kinh nghiệm thực tiễn đó, anh đã sáng lập website CloudWORK. Đây là nơi anh dành tâm huyết để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, giúp các nhà quản lý và đội nhóm khai thác tối đa sức mạnh của CRM để làm việc thông minh, hiệu quả và có hệ thống hơn.
