Bạn luôn bận rộn nhưng vẫn chậm deadline, danh sách việc cần làm ngày càng dài hơn trong khi thời gian thì vẫn vậy. Sếp giao thêm, đồng nghiệp nhờ thêm và bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Đây không phải vấn đề về năng lực mà là hệ quả trực tiếp của việc thiếu một phương pháp quản lý công việc rõ ràng.
Thực ra, quản lý công việc không chỉ đơn giản là viết to-do list. Đó là cả một kỹ năng tổ chức, phân bổ thời gian và nguồn lực để hoàn thành đúng việc, đúng thứ tự, đúng thời điểm. Bài viết này tổng hợp 12 phương pháp quản lý công việc khoa học đã được kiểm chứng thực tế tại các doanh nghiệp lớn, giúp bạn tìm ra cách làm phù hợp nhất với phong cách và khối lượng công việc của mình.
Mục lục
Phương pháp quản lý công việc là hệ thống các nguyên tắc và kỹ thuật giúp cá nhân hoặc đội nhóm tổ chức, phân bổ và thực hiện các nhiệm vụ một cách có hệ thống để đạt mục tiêu đề ra. Nói đơn giản hơn, đây là cách bạn quyết định làm gì, làm theo thứ tự nào và phân bổ thời gian như thế nào.
Để một phương pháp thực sự hiệu quả, nó cần hội đủ bốn yếu tố cốt lõi:
Thiếu bất kỳ yếu tố nào trong số này, kế hoạch của bạn sẽ dễ bị phá vỡ ngay từ buổi sáng đầu tuần.
Nhiều người nghĩ rằng làm nhiều đồng nghĩa với hiệu quả cao, nhưng thực tế lại không phải vậy. Khi không có phương pháp rõ ràng, bạn sẽ bận rộn mà vẫn không tiến về phía trước. Dưới đây là những lợi ích thiết thực cho thấy vì sao việc xây dựng một hệ thống quản lý công việc bài bản lại quan trọng đến vậy.
Với nhân viên:
Với nhà quản lý:
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp kết hợp phương pháp quản lý với phần mềm để đảm bảo mọi công việc được theo dõi và cập nhật liên tục.
XEM CÁCH CLOUDWORK HỖ TRỢ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Mỗi người có một phong cách làm việc khác nhau, vì vậy không có phương pháp nào là tối ưu cho tất cả. Mỗi phương pháp dưới đây được thiết kế để giải quyết một nhóm vấn đề cụ thể, từ người hay trì hoãn, người quản lý nhiều đầu mối song song, đến nhà quản lý cần bao quát toàn đội. Hãy đọc qua, chọn cái phù hợp nhất với mình, hoặc kết hợp nhiều phương pháp lại để đạt hiệu quả cao nhất.
Ý tưởng cốt lõi của Master List là không để bất kỳ đầu việc nào còn “lơ lửng” trong đầu. Bạn tạo một danh sách tổng hợp toàn bộ công việc cần làm, sau đó chia nhỏ thành mục tiêu theo tháng, tuần và ngày. Khi mọi thứ đã được ghi ra và đặt vào đúng chỗ, đầu óc bạn sẽ nhẹ hơn đáng kể và dễ tập trung hơn vào việc đang làm.
Cách thực hiện:
Phương pháp này kết hợp rất tốt với nguyên tắc Pareto 80/20, tức là 20% công sức tạo ra 80% kết quả. Phương pháp Master List phù hợp với người có nhiều đầu mối công việc song song và cần tổng hợp tất cả về một chỗ trước khi bắt đầu phân loại.
Ra đời hơn 100 năm trước bởi chuyên gia tư vấn Ivy Ledbetter Lee, một trong những người tiên phong về quan hệ công chúng tại Mỹ, phương pháp này vẫn được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới áp dụng cho đến ngày nay. Nguyên lý của nó rất đơn giản nhưng hiệu quả: hãy tập trung vào những việc thực sự quan trọng và làm dứt điểm từng việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo.
Cách thực hiện:
Phương pháp Ivy Lee phù hợp với cá nhân và nhà quản lý cần tăng khả năng tập trung, đặc biệt là những ai hay có thói quen nhảy qua nhảy lại giữa nhiều đầu việc cùng một lúc.
Được giới thiệu bởi chuyên gia phát triển cá nhân Brian Tracy trong cuốn sách Eat That Frog, phương pháp ABCDE giải quyết một vấn đề rất phổ biến: khi tất cả mọi việc đều “có vẻ quan trọng như nhau”, bạn không biết nên bắt đầu từ đâu. Giải pháp là phân chia công việc thành ít nhất 2 cấp bậc khác nhau để xác định rõ thứ tự thực hiện.
| Nhóm | Ý nghĩa | Hành động |
| A (Must do) | Quan trọng và cấp thiết, không làm sẽ có hậu quả nghiêm trọng | Làm trước tiên; đánh số A1, A2, A3 để rõ thứ tự |
| B (Should do) | Quan trọng nhưng hậu quả khi trễ không quá nghiêm trọng | Làm sau khi xong nhóm A |
| C (Nice to do) | Không quan trọng, không cấp bách | Làm nếu còn thời gian |
| D (Delegate) | Không quan trọng, ai cũng làm được | Giao cho người khác |
| E (Eliminate) | Không cần thiết | Loại bỏ hoàn toàn |
Nguyên tắc vàng của phương pháp này là không được chuyển sang nhóm B khi nhóm A chưa hoàn thành, đồng thời không để những công việc nhóm C lấp đầy thời gian vốn dành cho nhóm A. Phương pháp ABCDE phù hợp với người thường xuyên cảm thấy mọi việc đều quan trọng như nhau và cần một công cụ cụ thể để phân biệt rõ hơn mức độ ưu tiên.
Khác với các phương pháp xử lý công việc hằng ngày, phương pháp của Warren Buffett tập trung vào việc tái đánh giá mục tiêu dài hạn để đảm bảo bạn vẫn đang đi đúng hướng và không bị phân tán vào những thứ không thực sự quan trọng.
Cách thực hiện:
Phương pháp này phù hợp với người đang cảm thấy bị kéo ra nhiều hướng và cần xác định lại những ưu tiên chiến lược trong dài hạn.
Phương pháp này được sáng tạo bởi Tổng thống thứ 34 của Mỹ, ông Dwight D. Eisenhower, người từng đảm nhiệm đồng thời nhiều vị trí quan trọng và phải xử lý một khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày. Vấn đề ông nhận ra là nhiều người nhầm lẫn giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”, dẫn đến việc dành phần lớn thời gian cho những việc tạo cảm giác bận rộn nhưng không có giá trị dài hạn.
| Ô | Tính chất | Hành động | Tỷ lệ thời gian lý tưởng |
| Ô 1 | Quan trọng và khẩn cấp | Làm ngay | 15 đến 20% |
| Ô 2 | Quan trọng nhưng không khẩn cấp | Lên kế hoạch và dành thời gian chất lượng | 60 đến 65% |
| Ô 3 | Khẩn cấp nhưng không quan trọng | Giao cho người khác | 10 đến 15% |
| Ô 4 | Không quan trọng và không khẩn cấp | Loại bỏ | Khoảng 5% |
Điểm chiến lược quan trọng nhất của ma trận này là mục tiêu dài hạn của bạn nên là chuyển dần thời gian từ Ô 1 sang Ô 2. Khi bạn đầu tư đủ thời gian cho việc lập kế hoạch và phòng ngừa ở Ô 2, số lượng “sự cố đột xuất” ở Ô 1 sẽ tự động giảm theo thời gian. Phương pháp này phù hợp với nhà quản lý và nhân viên cần một công cụ trực quan để phân loại hàng chục đầu việc hỗn hợp trong ngày.
MoSCoW là phương pháp phân loại công việc theo mức độ bắt buộc, được dùng phổ biến trong quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Mục tiêu của nó là đảm bảo nguồn lực được tập trung đúng chỗ, không bị lãng phí vào những thứ “có thì tốt nhưng không cần thiết ngay”. Tên gọi MoSCoW được ghép từ 4 nhóm phân loại chính.
4 nhóm phân loại:
Để áp dụng, bạn xác định mục tiêu và giới hạn nguồn lực, liệt kê tất cả đầu việc, phân nhóm và tập trung thực hiện theo thứ tự ưu tiên từ Must xuống dưới. Phương pháp này phù hợp nhất khi bạn cần lập kế hoạch theo giai đoạn với nguồn lực bị giới hạn.
Phương pháp MIT xuất phát từ một quan sát đơn giản: cách bạn bắt đầu ngày làm việc sẽ quyết định bầu không khí và năng suất của cả ngày đó. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và khó nhất ngay từ sáng sớm, bạn sẽ có được cảm giác thành công và động lực để xử lý những việc còn lại một cách dễ dàng hơn. Cảm hứng của phương pháp này đến từ câu nói của Mark Twain: “Nếu phải ăn một con ếch sống, thà ăn sớm còn hơn ngồi nhìn nó suốt ngày.”
Cách thực hiện rất đơn giản: mỗi buổi tối hoặc đầu giờ sáng, bạn xác định từ 1 đến 3 việc quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày và bắt đầu làm những việc đó trước khi xử lý email, tin nhắn hay bất kỳ việc nhỏ nào khác. Phương pháp MIT phù hợp với người thường có xu hướng trì hoãn việc khó và dành thời gian đầu ngày cho những việc dễ nhưng ít giá trị.
Được sáng tạo bởi nhà tư vấn hiệu suất David Allen, GTD dựa trên một nguyên lý căn bản: “Tâm trí không bị chiếm dụng bởi những việc chưa xử lý thì mới có thể tập trung hoàn toàn vào việc đang làm.” Nói cách khác, khi đầu óc còn đang bận nhớ hàng chục việc chưa xong, bạn không thể thực sự tập trung vào bất cứ điều gì.
5 bước thực hiện:
GTD phù hợp với người có nhiều loại công việc hỗn hợp và cần một hệ thống kiểm soát tổng thể từ đầu đến cuối.
Não người không thể duy trì trạng thái tập trung cao độ liên tục trong thời gian dài, và đây chính là nền tảng của phương pháp Pomodoro. Thay vì cố gắng làm việc xuyên suốt nhiều giờ liền, bạn chia công việc thành các phiên 25 phút xen kẽ với những khoảng nghỉ ngắn, từ đó duy trì được năng suất cao suốt cả ngày mà không bị kiệt sức.
Quy trình cụ thể là chọn một nhiệm vụ cụ thể, đặt hẹn giờ 25 phút và chỉ tập trung vào đúng nhiệm vụ đó, không kiểm tra email hay tin nhắn. Sau 25 phút, bạn nghỉ 5 phút để thư giãn. Cứ sau 4 vòng như vậy, bạn nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút. Ngoài tác dụng tăng tập trung, phương pháp này còn giúp bạn thu thập dữ liệu thực tế về thời gian cần thiết cho từng loại việc, từ đó lập kế hoạch chính xác hơn về sau. Đây là lựa chọn lý tưởng cho người thường bị phân tâm hoặc khó duy trì sự tập trung trong thời gian dài.
Time Blocking giải quyết một vấn đề mà to-do list thông thường không làm được: ngay cả khi bạn biết mình cần làm gì, bạn vẫn cần biết mình sẽ làm nó lúc nào. Thay vì để danh sách công việc “chờ được xử lý”, bạn phân bổ khung giờ cụ thể trong lịch cho từng nhóm nhiệm vụ, tạo ra sự cam kết thực tế thay vì chỉ dừng lại ở ý định.
Cách thực hiện:
Một mẹo nhỏ là bạn nên xếp các công việc thuộc Ô 2 của ma trận Eisenhower vào khung giờ có năng lượng cao nhất trong ngày của mình.
Phương pháp này phù hợp với nhà quản lý và những ai cần kiểm soát thời gian chặt chẽ khi phải xử lý nhiều loại công việc hỗn hợp.
Mỗi lần bạn chuyển đổi từ loại công việc này sang loại công việc khác, não bộ cần một khoảng thời gian để “làm nóng” lại cho nhiệm vụ mới. Đây chính là “chi phí chuyển đổi” mà nhiều người không để ý nhưng lại tiêu tốn khá nhiều năng lượng mỗi ngày. Batching giải quyết điều này bằng cách gom các công việc cùng loại lại và xử lý chúng trong cùng một khung thời gian.
Thay vì kiểm tra email liên tục suốt ngày, bạn dành một khung giờ cố định để trả lời toàn bộ email cùng một lúc. Tương tự, tất cả cuộc gọi cần thực hiện được gom vào một buổi sáng thay vì rải đều trong ngày, và toàn bộ báo cáo được xử lý trong cùng một buổi chiều thay vì làm rời rạc. Kết quả là bạn có những khoảng thời gian tập trung đủ dài và liên tục để đi sâu vào những công việc thực sự đòi hỏi sự chú ý. Phương pháp này đặc biệt hữu ích với người thường xuyên bị gián đoạn bởi các yêu cầu nhỏ lẻ.
Thay vì để công việc phân bổ thời gian của bạn, quy tắc 40-30-20-10 hướng dẫn bạn chủ động phân bổ thời gian theo mức độ ưu tiên chiến lược. Cụ thể, bạn dành 40% thời gian cho những công việc quan trọng nhất và có tác động lớn nhất đến mục tiêu dài hạn, 30% cho những công việc quan trọng nhưng ít cấp bách hơn, 20% cho các công việc hành chính hoặc hỗ trợ và 10% còn lại cho những việc không quan trọng, cần được tối thiểu hóa hoặc loại bỏ.
|
Tỷ lệ |
Nhóm công việc |
| 40% | Công việc quan trọng nhất, có tác động lớn nhất đến mục tiêu dài hạn |
| 30% | Công việc quan trọng nhưng ít cấp bách hơn, hỗ trợ tiến độ dài hạn |
| 20% | Công việc cần thiết nhưng mang tính hành chính hoặc hỗ trợ, có thể giao cho người khác |
| 10% | Công việc không quan trọng và không cấp bách, cần được tối thiểu hóa hoặc loại bỏ |
Bạn nên bắt đầu với nhóm 40% mỗi ngày và điều chỉnh tỷ lệ linh hoạt tùy theo từng giai đoạn công việc thực tế. Phương pháp này phù hợp nhất với nhà quản lý cần phân bổ quỹ thời gian theo tư duy chiến lược dài hạn, thay vì chỉ liên tục phản ứng theo các yêu cầu phát sinh.
Biết nhiều phương pháp là tốt, nhưng áp dụng sai cách thì kết quả cũng không khác bao nhiêu. Dưới đây là những điểm bạn cần ghi nhớ để tránh những cạm bẫy phổ biến nhất khi triển khai.
Áp dụng thủ công các phương pháp trên là bước khởi đầu tốt. Tuy nhiên, khi đội nhóm của bạn từ 5 người trở lên, việc theo dõi bằng Excel hay nhắc nhở bằng tay sẽ bắt đầu tạo ra những kẽ hở không đáng có. Đó là lúc một phần mềm quản lý công việc phù hợp có thể giúp bạn tự động hóa việc nhắc nhở, theo dõi tiến độ và đo lường hiệu suất để bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
CloudWORK là phần mềm quản lý công việc và dự án tinh gọn của CloudGO, được thiết kế phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt Nam. Phần mềm có giao diện 100% tiếng Việt và không đòi hỏi nhiều thời gian làm quen.
Tính năng nổi bật:
Bạn có thể dùng thử miễn phí toàn bộ tính năng trong 14 ngày mà không cần thẻ tín dụng.
Việc áp dụng đúng phương pháp kết hợp với công cụ phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát công việc hiệu quả hơn và nâng cao năng suất toàn đội nhóm.
Nhận báo giá trực tiếp tại Zalo https://zalo.me/2197174064623873199
Trong các phương pháp quản lý công việc trên, nên bắt đầu với phương pháp nào nếu chưa có hệ thống?
Nếu bạn chưa có bất kỳ hệ thống nào, hãy bắt đầu với phương pháp Ivy Lee. Bạn chỉ cần cuối mỗi ngày viết ra 6 việc quan trọng nhất cho ngày hôm sau và thực hiện theo đúng thứ tự đó. Đây là phương pháp đơn giản nhất để xây dựng thói quen ưu tiên hóa, vốn là nền tảng của mọi phương pháp khác. Sau 2 đến 3 tuần khi đã quen, bạn có thể bổ sung thêm ma trận Eisenhower để phân loại công việc sâu hơn.
Làm sao quản lý công việc hiệu quả khi liên tục bị sếp giao thêm việc đột xuất?
Đây là tình huống rất phổ biến tại các doanh nghiệp SME Việt Nam. Cách tiếp cận hiệu quả là bạn kết hợp Time Blocking với một khoảng “buffer time” khoảng 60 đến 90 phút mỗi ngày, được dành riêng cho việc đột xuất. Khi sếp giao thêm, bạn đặt việc đó vào buffer và tiếp tục với kế hoạch chính. Nếu việc đột xuất xảy ra quá nhiều và liên tục, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần trao đổi lại với quản lý về cách phân bổ công việc trong nhóm.
Áp dụng phương pháp quản lý công việc có giúp giảm căng thẳng không?
Có, nhưng kết quả thường không đến ngay lập tức. Trong tuần đầu áp dụng, bạn có thể cảm thấy khó chịu vì phải tuân theo một quy trình mới. Tuy nhiên, sau 2 đến 3 tuần khi bộ não đã quen với việc có hệ thống rõ ràng, cảm giác mông lung và áp lực thường giảm đáng kể. Lý do là bạn không còn phải tốn năng lượng để nhớ “mình đang quên việc gì không” vì mọi thứ đã được ghi ra và xử lý đúng chỗ.
Nếu bạn đang tìm một công cụ hỗ trợ áp dụng các phương pháp trên cho cả đội nhóm, hãy thử trải nghiệm CloudWORK miễn phí 14 ngày tại cloudwork.vn.
CloudWORK – Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn
Các tin liên quan
Chúc mừng bạn có 14 ngày trải nghiệm miễn phí. Nhanh tay đăng ký ngay!
CloudWORK Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn. Quản lý lịch làm việc, giao việc, quản lý và theo dõi tiến độ công việc, dự án
Địa chỉ: 13 Đường 37 – Vạn Phúc City, P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP. HCM
Hotline: 1900 29 29 90
Email:
Website công ty tổng: https://cloudgo.vn/
Copyright © from 2025 CloudWORK. All rights reserved
