6 Mẫu kế hoạch công việc phổ biến và dễ triển khai cho cá nhân và đội nhóm

Quản lý thời gian và lập kế hoạch một cách khoa học là chìa khóa để tối ưu hóa năng suất trong bất kì môi trường làm việc nào. Không những vậy, một bản kế hoạch công việc chi tiết còn giúp đội nhóm phối hợp nhịp nhàng, giảm thiểu rủi ro và cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Bài viết sẽ mang đến cho bạn các mẫu kế hoạch công việc phổ biến để giúp bạn và doanh nghiệp nhanh chóng đi vào quy trình vận hành chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Mẫu kế hoạch công việc là gì?

Mẫu kế hoạch công việc là một tài liệu hoặc biểu mẫu được thiết kế theo cấu trúc, trình bày chi tiết các yếu tố tạo thành một kế hoạch hoàn chỉnh. Nội dung của mẫu thường bao gồm: mục tiêu cần đạt, danh sách các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục.

Mẫu kế hoạch đóng vai trò như một “bộ khung” tiêu chuẩn, giúp cá nhân và đội nhóm tạo kế hoạch hoàn chỉnh một cách nhanh chóng.

Khái niệm mẫu kế hoạch công việc

Tại sao nên dùng mẫu kế hoạch công việc?

Việc áp dụng các mẫu kế hoạch công việc mang lại nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Sử dụng biểu mẫu có cấu trúc sẵn giúp đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch mà không cần phải thiết kế lại từ đầu.
• Đảm bảo tính đầy đủ và chuyên nghiệp: Các mẫu kế hoạch bao gồm đầy đủ các hạng mục quan trọng, giúp tránh bỏ sót thông tin và duy trì sự chuyên nghiệp.
• Dễ dàng theo dõi và quản lý: Cấu trúc khoa học, rõ ràng giúp người quản lý và các thành viên dễ dàng nắm bắt tiến độ chung và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời.
• Tăng cường sự tập trung và hiệu suất: Một lộ trình làm việc minh bạch giúp mỗi cá nhân tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, tránh sao nhãng và nâng cao hiệu suất.
• Cải thiện sự phối hợp trong đội nhóm: Khi mọi thành viên đều nắm rõ vai trò, trách nhiệm và thời hạn của nhau, sự phối hợp sẽ trở nên nhịp nhàng và hiệu quả hơn.

Lý do nên dùng mẫu kế hoạch công việc

Nội dung chính cần có trong mẫu kế hoạch công việc

Để đảm bảo tính bao quát và hiệu quả, một mẫu kế hoạch công việc cần có đủ các thông tin quan trọng sau:

• Tên kế hoạch/Dự án: Tên gọi rõ ràng, cụ thể.
• Mục tiêu (Objectives): Xác định theo nguyên tắc SMART để đảm bảo tính rõ ràng và khả thi.
• Danh sách công việc (Task List): Liệt kê chi tiết các đầu việc cần thực hiện.
• Người phụ trách (Assignee): Chỉ định người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc.
• Thời gian thực hiện (Timeline): Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi nhiệm vụ.
• Mức độ ưu tiên (Priority): Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.
• Nguồn lực (Resources): Liệt kê các nguồn lực cần thiết (nhân sự, ngân sách, công cụ).
• Trạng thái (Status): Cập nhật tình trạng của công việc (chưa bắt đầu, đang thực hiện, đã hoàn thành).
• Ghi chú (Notes): Không gian cho các thông tin bổ sung hoặc lưu ý quan trọng.

Nội dung chính cần có trong bảng kế hoạch công việc

Quy trình tạo bảng kế hoạch công việc hiệu quả

Để tạo một bảng kế hoạch công việc hiệu quả, cần tuân thủ một quy trình 6 bước sau đây:

Bước 1: Xác định mục tiêu công việc

Ở bước đầu tiên, hãy xác định mục tiêu công việc bạn hướng đến, kết quả cuối cùng bạn muốn đạt được là gì. Bạn có thể áp dụng mô hình S.M.A.R.T để mục tiêu được rõ ràng, cụ thể:

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, không mơ hồ.
• M – Measurable (Đo lường được): Phải có các chỉ số cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành.
• A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần thực tế, có thể đạt được với nguồn lực hiện có.
• R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu phải gắn liền và phục vụ cho mục tiêu chiến lược lớn hơn.
• T – Time-bound (Có thời hạn): Thiết lập một khung thời gian cụ thể để hoàn thành mục tiêu.

Xác định mục tiêu theo phương thức S.M.A.R.T

Bước 2: Liệt kê và phân tích các nhiệm vụ

Sau khi có mục tiêu, hãy chia nhỏ nó thành các công việc và nhiệm vụ cụ thể. Sử dụng kỹ thuật “Cấu trúc phân rã công việc” (Work Breakdown Structure – WBS) để phân tách mục tiêu lớn thành các gói công việc nhỏ hơn.

Hãy brainstorm và liệt kê tất cả các đầu việc cần làm và xác định mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để biết nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ khác.

Dùng WBS để liệt kê và phân tích nhiệm vụ

Bước 3: Xác định nguồn lực và phân công trách nhiệm

Ở bước này, bạn cần xác định rõ các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự (ai thực hiện, kỹ năng cần có), ngân sách (chi phí dự kiến) và công cụ (phần mềm, thiết bị). Song song đó, việc phân công trách nhiệm phải thật minh bạch.

Bạn có thể sử dụng ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) để làm rõ vai trò của từng cá nhân trong mỗi nhiệm vụ, đảm bảo người được giao việc hiểu rõ yêu cầu và có đủ thẩm quyền để hoàn thành công việc của mình.

Dùng ma trận RACI để xác nhận vai trò mỗi cá nhân

Bước 4: Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và thời hạn

Không phải tất cả công việc đều có tầm quan trọng như nhau. Hãy sử dụng ma trận Eisenhower (Quan trọng – Khẩn cấp) hoặc phương pháp MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have) để phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ.

Sau đó, ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc và xây dựng một timeline tổng thể. Công cụ như biểu đồ Gantt sẽ giúp trực quan hóa tiến trình và sự phụ thuộc giữa các công việc, đồng thời giúp bạn xác định các cột mốc (milestone) quan trọng cần đạt được.

Sử dụng ma trận Eisenhower hoặc phương pháp MoSCoW xác định mức độ ưu tiên

Bước 5: Thiết lập bảng kế hoạch công việc

Khi đã có đầy đủ thông tin, hãy tổng hợp chúng vào một công cụ phù hợp. Bạn có thể lựa chọn từ các công cụ đơn giản như bảng tính (Excel, Google Sheets), sổ tay cho đến các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như Trello, Asana, hoặc CloudWORK.

Dù chọn công cụ nào, hãy đảm bảo bảng kế hoạch được trình bày một cách logic, dễ đọc, dễ hiểu và dễ dàng truy cập cho tất cả các thành viên liên quan để mọi người có thể theo dõi và cập nhật.

Công cụ giúp thiết lập bảng kế hoạch công việc

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch

Lập kế hoạch là một quá trình diễn ra liên tục. Bạn cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch đã đề ra thông qua các cuộc họp định kỳ hoặc báo cáo từ phần mềm quản lý. Việc này giúp sớm xác định các rủi ro hoặc vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân và giải pháp.

Đừng ngần ngại điều chỉnh kế hoạch một cách linh hoạt khi cần thiết để ứng phó với các thay đổi từ môi trường bên ngoài hoặc nội bộ. Cuối cùng, hãy rút kinh nghiệm từ mỗi kế hoạch để cải thiện cho những lần sau.

Theo dõi, đánh giá, điều chỉnh kế hoạch liên tục

Gợi ý 6 mẫu kế hoạch công việc phổ biến và dễ triển khai hiện nay

Dưới đây là 6 mẫu phổ biến và linh hoạt, có thể áp dụng hiệu quả cho cả công việc cá nhân và hoạt động đội nhóm, giúp bạn bắt đầu quá trình lập kế hoạch một cách nhanh chóng và bài bản.

Mẫu kế hoạch công việc cá nhân hàng ngày

Mẫu kế hoạch này giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ cần hoàn thành trong một ngày, rất hữu ích cho những người có lịch trình bận rộn và cần sự sắp xếp công việc một cách khoa học.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch công việc hàng ngày cho cá nhân

Mẫu kế hoạch công việc cá nhân hàng tuần

Mẫu kế hoạch tuần cung cấp một cái nhìn tổng quan, giúp bạn phân bổ công việc hợp lý cho cả tuần, đảm bảo tiến độ cho các mục tiêu lớn hơn và chuẩn bị cho những ngày tiếp theo.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng kế hoạch hàng tuần cho cá nhân

Mẫu kế hoạch công việc đội nhóm hàng tuần

Khác với kế hoạch cá nhân, mẫu này tập trung vào sự phối hợp và minh bạch trong đội nhóm, đảm bảo mọi người cùng hướng về một mục tiêu và giải quyết các vướng mắc kịp thời.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu bảng kế hoạch hàng tuần cho đội nhóm

Mẫu kế hoạch công việc theo tháng

Kế hoạch tháng dành cho việc quản lý các mục tiêu và dự án dài hạn hơn, rất phù hợp cho quản lý dự án, lập kế hoạch kinh doanh hoặc các mục tiêu cá nhân dài.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch công việc theo tháng cho đội nhóm

Mẫu kế hoạch công việc dạng bảng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, giúp cả nhóm dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc, xác định các khó khăn đang vướng phải và quản lý khối lượng công việc một cách linh hoạt.

• Link tải: TẠI ĐÂY

Mẫu kế hoạch công việc bảng Kanban

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng mẫu kế hoạch công việc có sẵn

Sử dụng mẫu có sẵn giúp tiết kiệm thời gian, nhưng để phát huy tối đa hiệu quả, bạn cần lưu ý một vài điểm quan trọng.

• Lựa chọn mẫu phù hợp: Hãy dựa vào tính chất công việc, quy mô và mục tiêu để chọn ra mẫu kế hoạch phù hợp nhất.
• Linh hoạt tùy chỉnh: Chỉnh sửa, thêm hoặc bớt các hạng mục trong mẫu để phản ánh đúng nhu cầu và quy trình làm việc của bạn.
• Giữ cho kế hoạch đơn giản: Tập trung vào những thông tin cốt lõi và cần thiết, tránh phức tạp hóa.
• Thực tế và khả thi: Đảm bảo rằng các mục tiêu, nhiệm vụ và thời hạn bạn đặt ra trong kế hoạch đều có thể đạt được.

Lưu ý khi sử dụng mẫu công việc có sẵn

CloudWORK – Giải pháp hỗ trợ lên kế hoạch công việc hiệu quả và năng suất dành cho doanh nghiệp

CloudWORK là giải pháp quản lý công việc và dự án chuyên nghiệp, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa quy trình lập kế hoạch cho doanh nghiệp. Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Tạo và tùy chỉnh mẫu kế hoạch: Dễ dàng điều chỉnh các mẫu kế hoạch linh hoạt, phù hợp với mục tiêu công việc.
• Phân công, theo dõi tiến độ thời gian thực: Giao việc nhanh chóng, theo dõi trạng thái công việc trực quan qua bảng Kanban view và timesheet chi tiết.
• Tự động hóa báo cáo: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu và tạo ra các báo cáo chi tiết về hiệu suất, tiến độ dự án, giúp nhà quản lý ra quyết định chính xác.
• Tăng cường cộng tác và giao tiếp: Quản lý tập trung, phân quyền chặt chẽ, đồng bộ web–mobile tiện lợi.

Việc lập kế hoạch công việc là nền tảng cho mọi thành công. Bằng cách hiểu rõ quy trình, lựa chọn mẫu kế hoạch công việc phù hợp và ứng dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại như CloudWORK, bạn và đội nhóm của mình hoàn toàn có thể làm chủ thời gian, tối ưu hóa hiệu suất và chinh phục những mục tiêu lớn hơn.

CloudWORK – Giải pháp quản lý công việc, dự án tinh gọn

• Số hotline: 1900 29 29 90
• Website: https://cloudwork.vn/